Итак, все ваши мытарства и сомнения с выбором технического подрядчика для мероприятия позади: выбор сделан, сфера работ определена, договор подписан. И тут наступает, как обычно, внезапно и неожиданно день монтажа - и вы в панике! Потому что, с одной стороны, ехать на ночной монтаж и смотреть, как техники собирают сцену и монтируют звук, вам не хочется (да и ни к чему это!), а с другой стороны, вы начинаете волноваться на тему, все ли будет в порядке. Что же делать? Как проконтролировать своего подрядчика так, чтобы спокойно выспаться перед завтрашним мероприятием?

Во-первых, кроме договора неплохо было бы подрядчику отправить некое подробное письменное задание с пожеланиями и с описанием того, что в результате завтра утром вы хотите увидеть на площадке. Данный «документ» будет отличной инструкцией к действию, а также сможет отразить некоторые моменты, которые важно соблюсти. Например, в нем совершенно точно можно написать о том, что все монтажники на площадке должны находиться в сменной обуви (если есть подобное требование площадки), или то, что у всех при себе на монтаже должны быть документы, удостоверяющие личность и т.д.

Во-вторых, до начала монтажа было бы здорово отправить райдер мероприятия подрядчику, в котором будут прописаны важные сведения: время монтажа и демонтажа, требования к форме одежды на мероприятии, информация о диске с нужной музыкой и т.п.

В-третьих, создайте со своим подрядчиком точные договоренности по времени работ: во сколько он приедет, во сколько закончит, когда будет саундчек.

В-четвертых, хорошо было бы вам приехать на площадку к началу монтажа и проговорить все на месте.

В-пятых, не забудьте взять мобильные телефоны менеджера подрядчика, а также человека, ответственного за свою работу на монтаже, демонтаже и самом мероприятии. В свою очередь оставьте свой номер данным лицам для того, чтобы в случае серьезных вопросов и сомнений они вам могли позвонить даже ночью. Здесь необходимо объяснить, что вопрос из разряда «А где здесь можно попить?» серьезным не является!

Предоставьте подрядчику свободу во время подготовки, доверьтесь ему – и лишь тогда все пройдет отлично, потому что те люди, которых вы выбрали, несомненно, являются профессионалами своего дела! (ред.: Читайте материал по теме)

Наши эксперты-тех.подрядчики ответили на вопрос о контроле следующим образом.

Ростислав Бирюков, «Бюро «Креативные технологии»:
«Контроль технического подрядчика перед мероприятием - вопрос очень сложный, многогранный и животрепещущий. Контроль начинается с грамотной постановки задач. Да, именно так. Продакшн-менеджеру, организующего и контролирующего работу технических служб (во избежание поиска сложных ответов на простые вопросы недовольного заказчика), стоит очень внимательно отнестись не только к выбору подрядчика, но и его всесторонней осведомленности касательно необходимой от него функции и взаимодействия с прочими участниками мероприятия.

Потребуйте спецификацию оборудования и попросите разъяснить функционал рабочих единиц (только не пытайтесь выяснить необходимость каждого проводка - вам это не нужно, просто поймите, что данный набор оборудования точно выполнит ту задачу, которая на него возложена).

Запросите закрепления на плане площадки расстановки оборудования и пультовых, прокладки коммуникации, обозначения секторов просмотра (в случае с экранами или спецэффектами), перекрытия звука и прочих необходимых моментов.

Всегда проводите совещания с приглашенными специалистами на площадке с поминутной отработкой мероприятия. Всегда общайтесь с тем представителем компании-подрядчика, который будет присутствовать непосредственно на мероприятии. Очень неприятна ситуация, когда менеджер на переговорах вам рассказывает о том, что он может все, а бригадир на монтаже, а то и того хуже - на самом мероприятии, вам доходчиво объясняет, что это невозможно по законам физики. С менеджером вы потом разберетесь, но это потом - после того, как вам придется неприятно изъясняться с вашим заказчиком.

Не поленитесь, если вы располагаете временем, - посетите склад тех. подрядчика (особенно это касается «шатровых» и «сценовых» компаний) на предмет осмотра степени презентабельности предлагаемого оборудования. Без этой простой, но действенной меры, вас может ждать довольно «забавный грязно-гнутый облупленный сюрприз», очень неуместный, скажем, на презентации Bentley.

План-график мероприятия. Тема для отдельной статьи. В три этих слова заложен глобальный смысл. Попытаюсь вкратце. Это есть основной рабочий документ, в котором прописано все: оборудование, персонал, площадки. Эти все компоненты связаны со сценарием (с привязкой до минуты). В подобном документе должно быть отражено все мероприятие - от момента погрузки оборудования по машинам и до демонтажа. Правильно составленный план-график лучше всего довести под роспись представителей подрядных организаций на итоговом совещании перед мероприятием.

Обеспечение взаимодействия технических подрядчиков и технического персонала площадки (особенно электриков и охраны) – тоже отдельный разговор.

Как ни банально это звучит, но здесь непременно должно быть документальное (договорное) закрепление возложенных обязательств. При исполнении визуализированных материалов (баннеры, перетяжки и логотипы, огненные надписи, лазерные проекции) всегда требуйте финальную верстку, даже если вы сами выслали то, что надо напечатать или воспроизвести - пусть подрядчик пришлет то, что он воспроизведет. За своей подписью.

Да, есть еще и такой важный момент: чтобы вам не пришлось контролировать персонал подрядчика, бегая самому по всей площадке, продумайте сразу оптимальную схему питания, наличие воды и других жизненно важных для любого человека моментов, чтобы мысли специалиста были направлены на выполнение своей прямой работы, а не на поиск чего-то иного.

Можно много рассуждать на тему, что обо всем этом должен думать сам подрядчик (мы ему и платим за то, чтобы самим этим не заниматься), но, поверьте, разговаривать с клиентом будете только вы, и лучше, если темы этих бесед будут «обоюдоприятными», а это возможно лишь в том случае, если у вас, как у специалиста, все хорошо и все под контролем».

Катерина Кириллова, Генеральный директор, SoundRental:
«Существует ряд моментов, которые должен отработать любой технический подрядчик практически перед любым мероприятием. В зависимости от размера мероприятия некоторые из пунктов могут быть пропущены.

1) Встреча на площадке за несколько недель до мероприятия вместе с режиссером, декораторами и инженерными службами площадки. Составление технического задания.

2) Утверждение спецификации оборудования и сметы по мероприятию. В этом случае помогают не ошибиться схемы рассадки и трехмерные чертежи. Обычно на новой площадке мы делаем свои замеры.

Очень важно иметь перед мероприятием хотя бы схематичный план площадки, на котором и агентство, и заказчик видели расположение не только видимых частей (порталы, фермовые конструкции), но и размещение технических служб во время мероприятия (пультовые, генераторы, сетевые раздачи).

3) Также важно согласовать с подрядчиком сроки монтажа и демонтажа.

Хотя бы за сутки до начала монтажа подрядчик должен предоставить график заезда на монтаж и график монтажных работ, а также списки технического персонала и транспорта.

4) Необходимо также согласование с подрядчиком количество людей, обслуживающих само мероприятие.

5) Обязательно проведение саундчеков, прогонов и репетиций!!!

6) Все видео- и аудиоматериалы желательно предоставить заранее, во избежание технических проблем с дисками, запуском и т.д.

7) У технических служб обязательно должен быть на руках сценарий мероприятия.
8) Самые распространенные претензии к тех. подрядчикам – курение на площадке, форма одежды и вопрос питания. Чтобы раз и навсегда снять эти вопросы, рекомендую агентствам всегда выделять специальные места для курения и отдыха, не забывать решать вопрос с питанием и заказывать фирменные майки мероприятия для технических специалистов.

Чаще всего агентство могло бы избежать множества проблем, следуя всем алгоритмам. И, конечно же, лучше всего работать с проверенным и надежным подрядчиком».

Светлана Таганова, Генеральный Директор, ООО «Stage Service»:
Проконтролировать работу подрядчика и понять, насколько она качественно     выполнена и соответствует ли предъявляемым требованиям, можно только в том случае, если изначально подрядчику было выдано точное техническое задание по  проекту. Поскольку техническое обеспечение во всех его видах - это всегда конкретика и точность. Заказчик должен ясно понимать, какие цели он преследует, что он хочет получить в результате. Он должен изначально поставить перед подрядчиком четкую задачу, подробно оговорить объем выполняемых работ, сроки, место проведения. То есть, если в техническом задании были указаны точные размеры сценических конструкций, цвет отделки, применяемые материалы, типы и количество световых приборов, то можно легко определить, соответствует ли тот продукт, который вы хотели получить тому, что сделано.

Техническое задание (райдер) должно быть сформулировано предельно четко, обязательно представлено  подрядчику в письменном виде и подписано обеими сторонами - заказчиком и подрядчиком. Все изменения и дополнения по работам должны фиксироваться в письменном виде.

Подрядчику для успешной работы нужно знать все требования по свету, звуку, экранам, сцене и прочему не только со стороны клиента, но и со стороны других подрядчиков (если они имеются), поскольку все технические работы между собой взаимосвязаны. Например, при формировании технического задания на постановку сценических конструкций необходимо учитывать требования к этим конструкциям со стороны декораторов, световых и звуковых компаний.

В процессе работы над подготовкой мероприятия необходимо провести хотя бы одно техническое совещание. 

Как правило, если задачи были четко поставлены, они четко и выполняются. И в этом случае есть критерии оценки качества и результата работы. Если работа проходила по принципу «сделайте нам красиво», но при этом не было четко оговорено, что конкретно требуется от подрядчика, то претензии исполнителю предъявлять не стоит. Если вы не смогли точно и четко сформулировать задание, поставить задачу, которую надо выполнить, то стоит просто задуматься о собственном профессиональном уровне и  необходимости его повысить».

Ольга Костюк, eventmarket.ru.